Sous l’impulsion des évolutions technologiques, les démarches juridiques ont, elles aussi, radicalement changé. Il faut dire que le passage du papier au numérique a bouleversé notre façon de gérer les formalités. Pour ma part, et ce ne sera pas une surprise pour vous si vous avez suivi mes derniers articles, je dois avouer que cette révolution soulève autant d’enthousiasme que de questions.
La révolution silencieuse du tout numérique
On a tendance à l’oublier, mais l’époque du papier n’est pas si lointaine. Les documents qui s’empilaient sur les bureaux, les rendez-vous en physique pour chaque signature, ou les délais d’enregistrement qui se comptaient en semaine, la dématérialisation n’a finalement transformé notre rapport aux formalités que vers la fin des années 2000 / le début des années 2010. C’est donc très récent, d’autant plus pour les formalités juridiques qui ont mis du temps à s’y conformer.
Mais aujourd’hui, c’est une réalité bien ancrée ! Le passage au format électronique est devenu la norme, comme le prouve la mise en place du guichet unique pour les entreprises. Quand on sait d’où on vient en termes de formalités d’entreprise, cette plateforme centralisée représente une avancée significative.
La dématérialisation, des avantages indéniables
Je ne vais pas vous l’apprendre, le principal atout de la dématérialisation se résume évidemment à l’extraordinaire gain de temps qu’elle procure. Finis les déplacements pour déposer vos documents ! La signature électronique s’est démocratisée et valide aujourd’hui des actes en quelques clics. Les processus qui prenaient plusieurs semaines auparavant se réduisent désormais à quelques jours, voire à quelques heures.
Et puis, bien entendu, la dématérialisation a aussi entraîné une réduction des coûts. Plus besoin d’imprimer des tonnes de papier ! Plus besoin d’envoyer des tonnes de documents, ce qui implique des économies sur les frais d’envoi ou même d’archivage. Personne ne va s’en plaindre, d’autant plus que les plateformes et portails sont de plus en plus sécurisés.
Les défis de la dématérialisation des formalités juridiques
Bien qu’elle soit omniprésente dans notre société, la dématérialisation des formalités juridiques a toujours son lot de défis. Eh oui, toutes les entreprises ne sont pas égales face à cette ultra numérisation. Certains entrepreneurs, en particulier dans les métiers traditionnels, peuvent se sentir dépassés par ces nouvelles solutions et plateformes.
Et puis, la question de la confiance reste centrale. Beaucoup se demandent comment être sûr que leurs informations sont bien protégées ? Bien que les portails de services et plateformes actuelles intègrent des systèmes de sécurité performants, il est naturel d’avoir des interrogations sur la protection des données sensibles de son entreprise. C’est bien pour cette raison qu’un grand nombre d’entrepreneurs persistent à ne pas vouloir dématérialiser leurs formalités.
Les acteurs du juridique doivent s’adapter
Même les avocats et les formalistes doivent aujourd’hui maîtriser les outils numériques et s’adapter pour conserver leur expertise juridique. Et leur rôle de conseil devient encore plus précieux dans cet environnement 100 % dématérialisé !
Si la dématérialisation a permis l’apparition de nombreux services qui simplifient la vie des entrepreneurs, à l’image de la Centrale d’Annonces Légales d’ailleurs, il me paraît important de ne laisser personne sur le bas-côté. Ce serait encore plus dramatique si la fin du papier se voyait définitivement appliquée aux formalités juridiques.
Aucun retour en arrière pour les entrepreneurs
Une chose est sûre, tout nous pousse dans le sens de la dématérialisation. Même le Code du commerce et le droit des sociétés s’adaptent progressivement à cet état de fait. Mais comment les utilisateurs peuvent-ils en tirer le meilleur parti ?
Si vous êtes entrepreneur et que vous n’êtes pas encore monté dans le train de la dématérialisation juridique, vous vous demandez peut-être à qui faire confiance dans la jungle des plateformes qui s’adressent à vous. Pourtant, les étapes du choix sont assez simples :
- privilégiez une interface facile d’utilisation ;
- vérifiez que le support client est réactif ;
- assurez-vous des garanties affichées en termes de sécurité;
- préférez un outil qui s’intègre avec vos systèmes existants;
- soyez sûrs de vos besoins pour choisir l’offre appropriée.
Je ne peux également que vous recommander de prêter une attention particulière au respect du RGPD (le règlement général sur la protection des données), qui impose des règles strictes en ce qui concerne la manipulation de vos informations personnelles. Même si toutes les plateformes sont censées l’appliquer, certaines sont plus méticuleuses que d’autres sur ce sujet.
Dernier point non négligeable : l’importance de la formation. Pour une transition réussie, vous devez former vos équipes à ces nouveaux outils, car tout le monde n’a pas le même rapport au numérique. Certaines personnes seront bien plus à l’aise que d’autres.
Mon conseil ? N’attendez pas pour franchir le pas si ce n’est pas déjà fait. Choisissez toujours des plateformes de confiance, je ne parle pas ici que des annonces légales, et formez-vous à ces nouveaux outils. Vous constaterez bien vite les effets positifs sur votre activité et votre productivité.
