Vous avez décidé de franchir le cap du recrutement ? Votre entreprise se développe, vous ne pouvez plus tout absorber seul, et honnêtement, il était temps ? Je pense que vous prenez la bonne décision. En revanche, vous devez être conscient qu’embaucher un premier salarié ne se résume pas à poster une annonce et à serrer des mains le jour J. En tant que nouvel employeur, vous entrez dans un univers complexe doté de ses propres règles, de ses obligations légales, de ses déclarations sociales… ET de ses délais parfois très contraignants.
Étape 1 : Rédiger le contrat de travail
Avant toute chose, il faut évidemment formaliser la relation de travail par un contrat. Ici, deux options s’offrent à vous selon le poste et la durée envisagée : le CDI (contrat à durée indéterminée) ou le CDD (contrat à durée déterminée). Je ne vais pas vous l’apprendre, le CDI reste la norme. Toutefois, le CDD répond à des cas précis, comme un accroissement temporaire d’activité, un remplacement, etc.
Afin de rédiger le contrat de travail en bonne et due forme, vous avez besoin de rassembler quelques informations auprès de votre futur salarié, à commencer par une pièce d’identité, un RIB, une carte vitale et, pour les salariés étrangers, un titre de séjour valide accompagné d’une autorisation de travail.
Bien entendu, ledit contrat de travail doit notamment mentionner la qualification du poste, la durée du travail, le salaire, ainsi que la convention collective applicable au secteur d’activité. Soignez la rédaction, car ce document régit toute la relation employeur-salarié.
Étape 2 : Effectuer la DPAE (déclaration préalable à l’embauche)
C’est LA formalité préalable à ne pas louper.
La DPAE ou déclaration préalable à l’embauche doit être transmise à l’URSSAF au plus tôt dans les 8 jours qui précédent la prise de poste de votre salarié. Et ce formulaire unique fait d’une pierre plusieurs coups.
- Il déclare la première embauche dans votre entreprise.
- Il permet votre immatriculation en tant qu’employeur au régime général de sécurité sociale et à l’assurance chômage.
- Il déclenche une demande d’immatriculation de votre salarié à la CPAM si nécessaire.
- Il initie l’adhésion à un service de santé au travail.
- Il prépare la demande de visite médicale d’embauche.
Notez que la DPAE se fait en ligne et gratuitement sur le site de l’URSSAF.
Étape 3 : Adhérer à une caisse de retraite complémentaire
Depuis 2018, tout employeur qui recrute son premier salarié doit obligatoirement adhérer à une caisse de retraite complémentaire. Et cette adhésion se fait justement à l’occasion de la première embauche.
Les cotisations sociales versées à cette caisse s’ajoutent aux charges patronales classiques, mais elles font partie des obligations de tout employeur. C’est aussi une protection concrète pour vos salariés.
Étape 4 : Organiser la visite d’information et de prévention
Bien qu’elle soit communément appelée « visite médicale d’embauche », son nom officiel est « visite d’information et de prévention » (VIP). Elle doit être réalisée dans un délai de 3 mois à compter de la prise de poste, voire avant pour certains postes à risque où elle est obligatoire dès le premier jour.
Cette visite permet d’informer votre salarié sur les risques liés à son poste de travail, mais aussi de faire le point sur son état de santé et de le sensibiliser aux moyens de prévention disponibles. C’est aussi l’occasion pour le médecin du travail d’établir la fiche d’entreprise, qui recense les risques professionnels présents dans votre structure.
Étape 5 : Ouvrir le registre unique du personnel
Dès la première embauche, vous avez l’obligation de tenir un registre unique du personnel. Ce document retrace de façon chronologique tous les salariés ayant travaillé dans votre entreprise, y compris les CDD et les stagiaires.
Les informations à y inscrire pour chaque salarié incluent :
- le nom ;
- le prénom ;
- la date de naissance ;
- la nationalité ;
- le numéro de sécurité sociale ;
- le poste occupé ;
- le type de contrat ;
- la durée du travail ;
- les dates d’entrée et de sortie.
Il n’y a rien de très sorcier, mais c’est obligatoire et contrôlable à tout moment par l’inspection du travail.
Étape 6 : Informer votre salarié sur la santé et la sécurité
En tant qu’employeur, vous avez une obligation légale d’information. Ainsi, votre salarié doit être informé des risques liés à son poste et des mesures de prévention mises en place. Cela peut se faire par une formation à la sécurité, un document remis à l’embauche, ou un affichage en bonne et due forme dans les locaux.
En parlant d’affichage, dès la première embauche, certains documents sont obligatoirement affichés dans l’entreprise, comme les coordonnées de l’inspecteur du travail, les consignes de sécurité, les références à la convention collective, le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP), etc.
Étape 7 : Mettre en place la gestion de la paie
Les nouveaux employeurs ont tendance à penser, à tort, que la gestion de la paie est la partie la plus simple de l’embauche. Mais moi je dirais que c’est plutôt le contraire… Entre les bulletins de paie, les cotisations sociales à déclarer et à verser à l’URSSAF, la gestion de la mutuelle complémentaire santé (obligatoire pour tous les salariés du privé), la déclaration sociale nominative (DSN) à faire chaque mois, les formalités sont lourdes.
Or, je ne veux pas vous mentir, si vous en êtes à votre première embauche, il vaut peut-être mieux faire appel à un expert-comptable ou un logiciel de paie dédié. Parce qu’une erreur dans vos déclarations, et notamment les déclarations URSSAF, peut vous coûter très cher, que ce soit en amendes ou en régularisations rétroactives.
Un coup de pouce : le service « Première embauche » de l’URSSAF
Bonne nouvelle pour les nouveaux employeurs, l’URSSAF propose un service gratuit appelé « Première embauche », qui vous accompagne pendant 12 mois dans vos démarches administratives et déclaratives. Vous êtes identifié automatiquement comme nouvel employeur et contacté par un conseiller dédié.
Comme vous pouvez le constater, embaucher son premier salarié exige un minimum de préparation, mais rien d’insurmontable. Tout commence par le contrat de travail, puis la DPAE, avant la visite médicale, la création du registre du personnel, les différents affichages obligatoires et la mise en place de la paie. Tant que vous respecterez ces étapes et leurs délais, vous éviterez les mauvaises surprises. Et si le doute s’installe, il ne faut surtout pas hésiter à vous appuyer sur l’URSSAF.
