Une entreprise qui embauche plusieurs salariés doit chaque mois s’acquitter des salaires qu’elle doit à son personnel. Or, gérer la paie implique de jongler perpétuellement avec les obligations sociales, les obligations fiscales, les obligations techniques, mais aussi les contraintes humaines. Si vous avez déjà goûté aux joies du calcul des bulletins de paie, des variables, des déclarations, etc., vous devez sans doute savoir à quel point cette tâche peut être laborieuse et exigeante. C’est là qu’intervient l’externalisation, puisqu’en déléguant ce processus de gestion à un prestataire externe, vous vous débarrassez de ce casse-tête.
Alors, pourquoi tant de dirigeants d’entreprise choisissent cette voie ? Qu’y gagnent-ils vraiment ? Et comment se déroule la mise en place de cette externalisation ? Que vous soyez une start-up en plein lancement ou une PME déjà bien installée, je vous propose de faire un tour d’horizon des informations importantes à connaître avant de prendre une telle décision.
Externaliser la paie : ça veut dire quoi ?
Comme je l’ai dit en introduction, externaliser la paie signifie que vous confiez tout ou partie de votre processus de gestion de la paie à un prestataire spécialisé. Il peut s’agir de la simple production des bulletins de salaire ou même de l’ensemble des obligations sociales, des déclarations, du traitement des données, de la gestion des variables, etc.
Dans les faits, il s’agit pour votre entreprise de déléguer à un cabinet (le plus souvent à des experts-comptables) ou à un autre professionnel ces tâches techniques et chronophages. En procédant ainsi, vous vous recentrez sur votre cœur de métier, tout en vous assurant de rester en conformité avec vos obligations (juridiques, sécuritaires, sociales).
Bon à savoir : Certaines entreprises conservent une gestion interne partielle en utilisant un logiciel de gestion paramétré par un tiers.
Quels sont les avantages de l’externalisation de la paie ?
L’externalisation de la paie n’est pas une lubie à la mode et s’impose pour une bonne raison. En effet, elle permet clairement à votre entreprise de gagner en fiabilité, en performance et en souplesse opérationnelle.
En premier lieu, vous réduisez vos coûts fixes, puisque vous n’avez plus besoin de recruter un gestionnaire de paie, de former vos collaborateurs ou de maintenir une application interne coûteuse.
De même, vous bénéficiez de l’expertise du prestataire auquel vous faites appel. Eh oui ! C’est un point que l’on a tendance à oublier, mais le cabinet ou l’expert-comptable que vous missionnez est forcément à jour des évolutions juridiques, sociales et techniques. Il maîtrise toutes les subtilités de la convention collective, des régimes de retraite, du prélèvement à la source ou même des exonérations spécifiques.
Et puis, cerise sur le gâteau, vous gagnez en temps. Là où d’habitude vous passez des heures, voire des jours, sur la production des fiches de paie, la gestion des déclarations sociales, ou encore le traitement des absences, l’externalisation permet que tout soit traité rapidement, sans erreurs.
Quel est le rôle stratégique du prestataire externe ?
Un bon prestataire externe de gestion de paie n’est pas seulement un technicien qui édite vos bulletins de salaire. Bien au contraire, c’est aussi un partenaire social qui doit vous accompagner au quotidien sur l’ensemble du cadre juridique et social de votre entreprise.
À ce titre, il a plusieurs missions, parmi lesquelles :
- s’assurer de la veille réglementaire ;
- vérifier l’application des conventions collectives ;
- faire les déclarations des charges ;
- traiter les absences ;
- s’occuper des mises à jour du logiciel (le cas échéant) ;
- décoder les réformes ;
- anticiper les évolutions ;
- vous alerter sur les points sensibles.
Pour être efficace, votre prestataire ne doit jamais vous laisser livrer à vous-même. Il doit vous donner tout le nécessaire (informations, indicateurs RH, etc.) pour vous permettre de prendre des décisions basées sur des données fiables.
Astuce : Je vous recommande vivement de privilégier un prestataire ou un expert-comptable qui propose une solution logicielle collaborative.
Comment se préparer avant d’externaliser la paie ?
Il est évident que vous ne pouvez pas mettre en place l’externalisation de toute votre gestion de la paie du jour au lendemain. En effet, si vous prenez cette décision, vous devez vous y préparer et respecter des étapes de transition, de paramétrage et de coordination.
Mais la première chose à faire, c’est sans doute de préparer vos données (fiches salariés, accords internes, historiques, variables, règles spécifiques, etc.). Autant dire que cette phase demande une analyse rigoureuse en amont.
Par la suite, une période de double production est vivement recommandée. Cette dernière consiste à valider les calculs, à comparer les bulletins, ou même à corriger les écarts avant la mise en production définitive.
Je ne l’ai pas évoqué jusqu’ici, mais il est particulièrement judicieux de formaliser un contrat clair avec votre prestataire, qui englobe à la fois les responsabilités, les niveaux de service, la confidentialité des informations, les clauses de réversibilité, ou même les pénalités éventuelles. Et surtout, n’oubliez jamais qu’il va devoir travailler avec des données sociales considérées comme sensibles. Cela signifie donc qu’elles doivent être sécurisées dans des environnements certifiés.
Autre point, et non des moindres, informez vos collaborateurs de votre nouveau fonctionnement. Il est toujours préférable de rester transparent vis-à-vis de vos salariés.
Comment évaluer la rentabilité de l’externalisation de la paie ?
Le coût de l’externalisation de la paie dépend de plusieurs paramètres, dont :
- le nombre de salariés ;
- la complexité des bulletins ;
- les options choisies (gestion des notes de frais, coffre-fort numérique) ;
- le niveau d’accompagnement souhaité.
Mais au-delà du prix unitaire par bulletin, il faut aussi regarder le retour sur investissement. Après tout, comme je l’ai dit plus haut, l’externalisation vous évite de recruter un gestionnaire interne, de financer une formation continue, ou d’investir dans un logiciel coûteux à maintenir. Sans parler de la réduction drastique des erreurs, et donc des risques de sanctions ou de litiges sociaux.
Par conséquent, pour évaluer correctement la rentabilité de cette opération d’externalisation pour votre entreprise, vous n’avez d’autre choix que de faire un bilan complet, poste par poste. Cependant, dans l’immense majorité des cas, une gestion de la paie externalisée se révèle bien plus rentable qu’une gestion interne.
Quelles sont les erreurs à éviter quand on externalise la paie ?
Il peut être tentant de se dire qu’une fois l’externalisation actée, tout repose sur le prestataire. Sauf que c’est faux.
Vous ne pouvez pas tout déléguer sans suivi. Même en externalisant, vous restez responsable de vos obligations sociales. Il vous faut donc un interlocuteur interne référent, qui assure la coordination avec le gestionnaire externe.
De même, il ne faut pas négliger les variables, car le prestataire ne peut pas deviner les absences ou congés maladie, les primes, les potentielles saisies sur salaire, ou les ajustements de dernière minute que vous pourriez décider. Cela implique donc que vous lui transmettiez toutes les informations utiles en temps et en heure.
Enfin, même automatisée, une production de paie exige des contrôles réguliers, notamment en ce qui concerne l’analyse des bulletins.
En résumé, l’externalisation de la paie va bien au-delà de la simple délégation de charge. Effectivement, c’est aussi et surtout l’opportunité de professionnaliser un pôle important et stratégique de votre entreprise, d’améliorer la qualité des données sociales et de renforcer votre conformité juridique. Certes, ce choix vous offre plus de souplesse, plus de temps et moins de stress, mais attention à bien choisir votre prestataire et l’outil utilisé afin de garder la main.
