En tant qu’employeur, gérer les congés payés des salariés fait partie du quotidien de l’entreprise. Mais ce n’est pas qu’une simple formalité. Derrière cette obligation se cache surtout un processus juridique, organisationnel et humain. Eh oui, trop d’entreprises sous-estiment encore l’impact de la gestion de la paie et de la relation que cette dernière induit avec les collaborateurs. Il en résulte des absences mal anticipées, des plannings désorganisés, des données erronées, et même des litiges.
Pourtant, la loi a durci le ton ces dernières années. Les maladies ouvrent droit à des congés, les reports sont désormais obligatoires, et les salariés sont bien mieux informés que par le passé. Inutile de dire qu’il vaut mieux prendre cette question très au sérieux.
Alors, comment éviter les erreurs les plus fréquentes et mettre en place une gestion saine et conforme des congés payés au sein de votre entreprise ? C’est ce que nous allons voir ensemble, avec comme objectif de vous faire gagner du temps, de vous éviter des contentieux, et de renforcer la confiance de vos employés.
Traitez les congés payés pour ce qu’ils sont : des données sensibles
Si vous pensez que les congés payés sont juste une ligne à cocher sur le bulletin de paie, je vous arrête tout de suite, vous vous trompez. Chaque jour posé, chaque acquisition, chaque report a un impact financier et juridique sur votre entreprise.
Considérer les congés payés comme des données sensibles est d’autant plus important que la loi évolue vite. Chaque année, de nouvelles dispositions sont prises par le gouvernement, ce qui implique pour les entreprises de suivre à la lettre ces bouleversements de la réglementation.
Par exemple, depuis 2024, les absences pour maladie génèrent des droits de congés payés, y compris lorsque ladite maladie n’est pas d’origine professionnelle. Si vous ne le prenez pas en compte, vous pourriez avoir des surprises, et ce, même plusieurs années après votre erreur. Mais ce n’est rien comparé à un oubli de report ou à une erreur de durée, qui peut, là aussi, générer un rappel de rémunération sur de nombreuses années.
Et je ne vous parle pas des jours de fractionnement, etc.
En bref, la gestion des congés payés est un poste à risque, et donc, un poste à professionnaliser, y compris dans une petite structure.
Tout doit partir d’un contrat clair dès l’embauche
Avant de parler logiciel de comptabilité, logiciel de gestion de la paie, ou planning, il faut déjà revenir au b.a.-ba : le contrat de travail. En effet, vous seriez surpris du nombre d’entreprises qui ne formalisent pas suffisamment leur politique de congés. Flou, mauvaise foi, ou conflits évitables, autant de conséquences que vous ne souhaitez pas au sein de votre société, vous pouvez me croire !
C’est pour cette raison que dès l’embauche, il est préférable d’indiquer noir sur blanc :
- le mode de calcul retenu (jours ouvrés ou ouvrables) ;
- les périodes de fermeture obligatoires (par exemple, une semaine en août) ;
- les procédures pour poser un congé (via un outil, par écrit, dans quel délai) ;
- le rôle du manager lors de la validation.
Si vous fixez les règles, vous devez aussi les écrire, car en cas de doute, ce sera la parole du salarié contre la vôtre. Or, quand rien n’est formalisé, l’entreprise est le plus souvent considérée en tort.
Gérer les congés payés pour piloter la performance
On ne le dira jamais assez, mais un salarié en congé, c’est normal. Par contre, cinq salariés en congé d’un coup, sans anticipation ? Ça, c’est potentiellement dangereux. Le vrai sujet ne concerne pas le droit aux vacances, mais l’impact de ces dernières sur la production, les clients et le reste des équipes.
Une entreprise qui tient compte de ces problématiques a tout intérêt à mettre en place :
- un tableau de bord transparent des demandes, par équipe et par période ;
- un outil partagé avec des alertes en cas de surcharge ;
- un planning glissant pour visualiser les semaines à risque au premier coup d’œil ;
- des procédures de continuité (qui couvre quoi, pendant quelle absence, etc.).
En d’autres termes, gérer les congés payés de vos salariés, c’est aussi et surtout piloter le risque opérationnel que ces derniers représentent pour l’activité. Mais c’est une question qui doit être réfléchie à la manière d’un processus de production, et non comme une corvée des ressources humaines.
Pas de gestion fiable des congés sans outils efficaces
Si vous en êtes encore à gérer les absences à la main, vous prenez le risque de faire des erreurs. Une paie erronée, un solde faussé, une indemnité oubliée, etc., même si vous avez peu de salariés, je vous recommande vivement de vous équiper d’un outil de gestion des congés, d’autant plus qu’il existe aujourd’hui des logiciels très accessibles, simples, intégrables à la paie et complètement adaptés aux PME.
Dans l’idéal, l’outil choisi doit permettre une demande traçable et horodatée, un solde automatique et transparent pour l’employé, une validation simplifiée pour le manager, et un historique centralisé en cas de contrôle ou de litige.
Cerise sur le gâteau, certains logiciels SIRH proposent également la gestion des RTT, des absences maladie, des temps partiels, etc. De quoi fluidifier toutes vos données RH.
Vous ne posez pas les congés, mais vous contrôlez le cadre
Beaucoup de dirigeants pensent à tort que gérer les congés, c’est choisir à la place des employés. Mais c’est faux. À moins d’une fermeture collective, vous ne devez pas imposer les dates. Votre rôle doit se limiter à encadrer lesdits congés.
Cela peut par exemple passer par la fixation d’une période de référence, comme une période haute où vous estimez qu’il est préférable de poser les congés principaux. De même, vous pouvez interdire certains départs simultanés, comme ceux de plusieurs responsables de service, si vous estimez que c’est la seule solution pour protéger l’activité. Et puis, en cas de nécessité, vous avez également la possibilité d’imposer un délai de prévenance (par exemple, 3 semaines minimum), afin de ne pas être pris au dépourvu et de pouvoir anticiper.
Quoi qu’il arrive, gardez à l’esprit que vous ne pouvez pas refuser une demande de congés payés, sauf si votre décision peut être justifiée. Dans le cas contraire, vous seriez dans l’illégalité.
Si vous venez de créer votre entreprise et de signer vos premières embauches, j’espère que ce petit tour d’horizon vous permet d’y voir plus clair sur la question des congés payés. Une chose est sûre, c’est un sujet important pour votre activité, quel que soit votre effectif. En posant les bonnes règles, en vous équipant correctement et en formant vos collaborateurs le cas échéant, vous sécuriserez autant vos droits que ceux de vos employés. Et surtout, vous gagnerez en fluidité et en tranquillité, ce qui n’est jamais négligeable.
