Internaliser la fonction RH revient à miser sur la proximité et la culture d’entreprise, alors que l’externaliser permet au contraire de gagner en flexibilité et en expertise sans alourdir sa structure (sans parler de la maîtrise des coûts). Toutefois, choisir entre les deux dépend de votre taille, de vos ressources et surtout du stade de votre croissance.
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Vous gérez une TPE/PME et les sujets RH s’accumulent ? Entre le recrutement, la gestion de la paie, les règles de conformité, la formation et les entretiens annuels, vous vous demandez si vous devriez embaucher quelqu’un en interne pour s’en occuper ou confier le tout à un prestataire externe ?
Il est vrai que c’est une question stratégique. Or, vous vous en doutez, la réponse n’est pas la même pour tout le monde.
Voici comment y voir plus clair.
La fonction RH, un enjeu stratégique souvent sous-estimé
Dans les petites structures, les ressources humaines sont souvent gérées en flux tendu. C’est-à-dire que le dirigeant fait ce qu’il peut, entre deux rendez-vous clients. Or, une bonne gestion RH implique bien plus que signer des contrats et sortir les bulletins de paie.
Les ressources humaines servent aussi à attirer les bons profils, à les fidéliser, à les faire monter en compétences, et à garantir la conformité avec le droit du travail (en évitant les risques juridiques qui peuvent coûter cher). Autant dire que pour une entreprise en pleine croissance, c’est un levier de performance non négligeable. Croyez-moi, un salarié bien accompagné est un salarié engagé.
Le problème ? Les TPE/PME n’ont pas forcément les ressources nécessaires pour s’offrir un DRH à temps plein, que ce soit dès le départ ou même après. D’où le choix à faire entre internaliser ou externaliser…
Les avantages et les limites de l’internalisation RH
Un responsable RH interne est une personne présente au quotidien, qui connaît les salariés, comprend la culture d’entreprise et détecte les tensions avant qu’elles se transforment en problèmes. C’est donc un véritable avantage pour l’accompagnement humain et la cohérence de la stratégie RH avec les objectifs de l’activité.
Et puis, il va sans dire que l’internalisation rassure aussi sur la confidentialité puisque les données sensibles ne sortent pas de l’entreprise. Sans compter que quelqu’un qui connaît l’ADN de l’entreprise par cœur sera toujours plus déterminant pour les phases de recrutement.
Hélas, internaliser a un coût. Qu’il s’agisse d’un RRH (responsable ressources humaines) ou d’un DRH, il s’agit d’un poste fixe qui entraîne le versement d’un salaire mensuel, des charges sociales et un investissement minimum dans des outils de gestion et d’optimisation. De plus, trouver le bon profil, à savoir quelqu’un de polyvalent, capable de gérer aussi bien la paie que le recrutement et la formation, n’est pas forcément très simple. Enfin, si la charge de travail augmente trop vite une fois en poste, le risque de surcharge est vite d’actualité.
Bref, internaliser les RH peut freiner la dynamique d’une entreprise au lieu de l’accélérer.
Externaliser, ou la flexibilité avant tout
L’externalisation RH amène à confier tout ou partie de la fonction à un prestataire externe (cabinet RH, consultant indépendant, DRH à temps partagé, etc.). Sur ce point, les formules varient, mais l’idée est la même : accéder à une expertise pointue sans embaucher à temps plein.
Et on ne peut pas nier que les avantages sont très concrets.
Un expert externe apporte en effet des compétences immédiatement opérationnelles, des outils rodés, et une vision enrichie par son expérience chez d’autres entreprises, en plus de pouvoir intervenir sur des sujets spécifiques (mise en conformité, chantier de recrutement, gestion de la paie) et diverses missions de DRH sur la durée.
La flexibilité est également un argument très fort de cette solution, car les coûts sont modulables selon les besoins. En phase de croissance rapide, c’est une option particulièrement précieuse pour ne pas alourdir la structure. Et si les besoins évoluent par la suite, il n’y a qu’à adapter la mission.
En revanche, un prestataire externe ne connaît pas l’entreprise comme quelqu’un qui y travaille chaque jour, ou en tout cas pas avant un bon moment. L’accompagnement humain au quotidien est aussi plus difficile à assurer à distance et selon les disponibilités de la personne concernée. Je ne parle pas non plus de la relation de confiance qui met du temps à vraiment s’installer. Si ça peut sembler anodin sur le papier, ce n’est pas à oublier pour autant, car certaines personnes y seront plus sensibles que d’autres.
Comment choisir entre internaliser et externaliser les RH ?
Là-dessus, il n’y a pas de solution universelle. Le bon choix est avant tout celui qui correspond à votre situation réelle.
Pour vous aider dans cette voie, voici quelques éléments de diagnostic que vous pouvez prendre en compte.
Déjà, votre taille et votre stade de développement.
Une TPE de 5 salariés n’a pas les mêmes besoins en ressources humaines qu’une PME de 50 personnes en pleine expansion. Plus vous grandissez vite, plus l’externalisation est une solution agile en attendant d’atteindre la masse critique pour justifier un poste interne.
Ensuite, vos besoins.
Est-ce qu’ils sont ponctuels ou récurrents ? Si vous avez surtout des besoins ponctuels (recrutement complexe, mise en conformité, conflit à gérer), un prestataire externe paraît bien plus adapté. À l’inverse, si la gestion RH devient un flux continu et quotidien, internaliser commence à faire sens.
De même, vos coûts et votre budget.
L’externalisation permet de transformer un coût fixe en coût variable. Pour une entreprise qui doit maîtriser ses dépenses, il est souvent plus pertinent qu’un recrutement RH en CDI.
Enfin, la culture d’entreprise et la proximité humaine.
Si votre société mise beaucoup sur la relation interne, le sens, ou l’accompagnement des salariés dans leur travail au quotidien, avoir quelqu’un en interne fait une vraie différence.
Et contre toute attente, il y a une troisième alternative, beaucoup moins manichéenne : l’internalisation et l’externalisation ne sont pas incompatibles. Eh oui ! Beaucoup d’entreprises fonctionnent avec un service RH interne pour les sujets opérationnels et avec un consultant externe pour les sujets plus stratégiques et/ou spécifiques.
Ce qu’il te faut retenir, c’est qu’internaliser ou externaliser vos ressources humaines n’est pas une décision gravée dans le marbre. Votre choix est évolutif et doit s’adapter à la croissance de votre entreprise, à ses contraintes budgétaires et à ses ambitions. Le seul point important est d’avoir un service RH bien structuré, efficace et cohérent avec votre stratégie, peu importe que ce soit par le biais d’un expert interne, d’un prestataire externe ou d’un mix des deux. Le pire serait finalement de ne rien décider et de continuer à improviser.
