On croit souvent que le plus dur, c’est de recruter. Vous avez trié les CV, enchaîné les entretiens, négocié le salaire et, ça y est, votre nouvelle recrue a signé. Champagne ? Pas tout de suite, car c’est maintenant que tout se joue.
Pendant la période d’essai, chacun teste l’autre. Vous vérifiez que votre salarié a bien les compétences annoncées sur son CV, et lui vérifie que votre entreprise ressemble à celle que vous lui avez vendue en entretien. Or, une arrivée bâclée (un ordinateur livré le jeudi, un manager injoignable, des missions floues) suffit parfois à faire fuir un excellent profil. Sans parler du temps et de l’argent engloutis dans le recrutement. Heureusement, quelques réflexes simples permettent de transformer l’essai, comme on dit au rugby.
Préparez son arrivée avant le jour J
Je vous conseille vivement de préparer l’arrivée de votre recrue quelques jours à l’avance. D’abord, côté administratif, la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) doit être effectuée en amont de sa prise de poste, au plus tôt huit jours avant. Vous devez aussi lui communiquer par écrit, et cette fois sept jours après l’embauche au plus tard, les informations essentielles de la relation de travail, dont la durée et les conditions de la période d’essai (un contrat de travail bien rédigé s’en charge parfaitement). Pensez également à programmer sa visite d’information et de prévention, qui doit avoir lieu dans les trois mois suivant sa prise de poste.
Ensuite, côté pratique, il faut également penser au poste de travail, à l’ordinateur, aux accès logiciels, au badge, à l’adresse email, etc. Rien de pire que de passer sa première matinée à attendre un mot de passe en feuilletant le règlement intérieur.
Enfin, côté humain, prévenez l’équipe et désignez un référent (un parrain, si vous préférez) vers qui votre recrue pourra se tourner pour les mille petites questions du quotidien, du fonctionnement de l’imprimante à l’emplacement de la machine à café.
Fixez-lui des objectifs clairs dès la première semaine
Comment voulez-vous juger une période d’essai si personne ne sait ce que l’on attend de votre salarié ? C’est pourtant un grand classique. La recrue découvre ses missions au fil de l’eau, et l’employeur s’aperçoit au bout de deux mois que « ce n’est pas tout à fait ce qu’il imaginait ». Pour éviter ce scénario, fixez deux ou trois objectifs concrets et mesurables dès les premiers jours. Par exemple, pour un commercial : « Maîtriser notre catalogue et mener seul ses premiers rendez-vous clients d’ici six semaines ».
De même, prenez le temps d’expliquer les règles du jeu, y compris celles qui ne sont écrites nulle part : qui valide quoi, comment on communique, qu’est-ce qui est vraiment urgent et qu’est-ce qui ne l’est pas.
Et pourquoi ne pas demander à votre nouvel arrivant un rapport d’étonnement au bout d’un mois ? Il y notera ce qui l’a surpris, en bien comme en mal. Un regard neuf sur votre entreprise est gratuit et souvent très instructif (parfois un peu vexant aussi, je vous l’accorde).
Faites le point régulièrement, et pas seulement à la fin
Si vous attendez la fin de la période d’essai pour demander à votre recrue comment ça se passe, il est peut-être déjà trop tard. Et je suis persuadé qu’une bonne partie de ces départs aurait pu être évitée par une simple conversation au bon moment.
Je vous recommande donc de caler des points d’étape dans votre agenda : un échange informel à la fin de la première semaine, un vrai bilan au bout d’un mois, puis un autre à mi-parcours. Lors de ces rendez-vous, parlez de faits concrets (ce qui fonctionne, ce qui doit progresser) et posez cette question toute simple : « De quoi auriez-vous besoin pour réussir ? » Notez l’essentiel, cela vous servira au moment de prendre votre décision. Et non, le fameux « ma porte est toujours ouverte » ne remplace pas ces rendez-vous, car en général, personne n’ose la pousser.
Confirmer, renouveler ou rompre : les règles à respecter
Côté droit du travail, la période d’essai d’un CDI ne peut pas dépasser 2 mois pour les ouvriers et employés, 3 mois pour les agents de maîtrise et techniciens, et 4 mois pour les cadres. Elle peut être renouvelée une seule fois, à trois conditions :
- un accord de branche étendu doit le prévoir ;
- le contrat de travail doit le mentionner ;
- votre salarié doit donner son accord explicite avant la fin de la période initiale.
Et par « explicite », comprenez une acceptation claire et non équivoque, idéalement écrite de sa main. Une simple signature au bas d’un courrier rédigé par vos soins ne suffit pas.
Si l’essai n’est pas concluant, vous pouvez y mettre fin sans avoir à vous justifier, à condition que votre décision repose sur les compétences professionnelles du salarié, et non sur son état de santé ou une grossesse, par exemple. Et si vous lui reprochez une faute, la procédure disciplinaire s’applique.
Surtout, respectez le délai de prévenance, à savoir 24 heures en deçà de 8 jours de présence, 48 heures entre 8 jours et un mois, 2 semaines après un mois et un mois après trois mois. Attention, ledit délai ne prolonge pas la période d’essai : s’il ne peut pas être respecté jusqu’au bout, vous devrez verser une indemnité compensatrice. N’attendez pas le dernier jour pour vous décider !
Et si tout se passe bien ? Dites-le-lui ! Rien ne vous y oblige légalement, mais un petit entretien pour confirmer l’embauche fait toujours son effet.
Vous l’aurez compris, la période d’essai n’est pas une salle d’attente dans laquelle on patiente en croisant les doigts. C’est une étape à part entière que vous devez piloter avec soin, par le biais notamment d’un accueil préparé, d’objectifs clairs et de points réguliers. Si votre recrue n’est finalement pas la bonne, vous le saurez tôt et vous pourrez vous en séparer proprement. Et si elle l’est, vous aurez posé les bases d’une collaboration durable et saine.
