Dès l’instant où vous embauchez votre premier salarié, la question de la mutuelle obligatoire en entreprise devient incontournable. Et pour cause, puisque ce n’est ni une option ni un avantage ! C’est la loi, encadrée par le Code du travail, la sécurité sociale et potentiellement votre convention collective. Mais si je vous disais que cette formalité peut vite tourner au casse-tête si vous ne vous y prenez pas méthodiquement ?
En effet, entre la prise de décision, le choix des garanties, la mise en place du contrat, l’adhésion des salariés, les modalités de financement et le respect des obligations sociales, plusieurs étapes s’imposent et ne peuvent être ignorées. Alors, comment mettre en place une mutuelle obligatoire dans votre entreprise, sans vous perdre dans la paperasse ? Je vous explique tout.
Quelles sont les obligations légales en tant qu’employeur ?
Avant même de parler de l’organisme, des garanties ou du versement, je vous propose de faire le point sur vos obligations en tant qu’employeur. Parce que oui, la mise en place d’une mutuelle d’entreprise ne s’improvise pas, d’autant plus qu’elle s’inscrit dans un cadre juridique des plus stricts.
Depuis le 1er janvier 2016, la loi impose à toute entreprise de mettre en place une complémentaire santé obligatoire pour tous ses salariés, sauf cas spécifiques de dispense. Et cette mutuelle doit être collective, couvrir l’intégralité des salariés (sauf exceptions prévues par la loi ou la convention), respecter un panier de soins minimum, et être financée à 50 % minimum par l’employeur.
Attention aussi à votre convention collective. Certaines imposent effectivement des régimes de prévoyance et de mutuelle santé spécifiques, avec des garanties obligatoires ou des organismes référencés. Or, dans ce cas, vous n’avez pas le choix : vous devez vous y conformer.
Comment définir les besoins de santé de vos salariés ?
Ce n’est pas parce que la mutuelle d’entreprise est obligatoire que vous devez l’imposer sans concertation. Avant de mettre en place un contrat, je vous conseille au contraire de prendre le temps de sonder les besoins réels de vos salariés.
Quels sont leurs profils ? Jeunes actifs ? Parents avec enfants ? Seniors en fin de carrière ? Tous ces éléments influencent les besoins en santé et en garanties complémentaires. De plus, en tant qu’employeur, vous avez la possibilité de proposer une couverture santé élargie à leurs ayants droit (conjoints, enfants), ce qui peut être un vrai atout en termes de gestion sociale.
En parallèle, réfléchissez à votre budget entreprise, car plus vous proposez une complémentaire santé généreuse, plus la cotisation grimpe. Gardez en tête que vous devez en financer au moins la moitié. Il est donc important de trouver le bon équilibre entre le coût du contrat et la qualité des garanties.
Quel organisme d’assurance santé choisir pour votre entreprise ?
Choisir une mutuelle d’entreprise n’est pas une décision anodine. En théorie, vous avez le droit de choisir l’organisme assureur que vous voulez, mais votre convention collective ou un accord de branche peut vous imposer un organisme spécifique.
Si vous êtes libre de vos mouvements, vous pouvez faire appel à un courtier spécialisé, utiliser un comparateur de mutuelles santé en ligne ou contacter directement plusieurs assureurs. Ce qui compte, c’est de comparer les contrats sur plusieurs axes, dont :
- le niveau des garanties ;
- le coût global ;
- les conditions d’adhésion ;
- la durée d’engagement ;
- les modalités de gestion ;
- la flexibilité du dispositif.
Pour ma part, je vous recommande de demander plusieurs devis, comme pour n’importe quelle transaction.
Comment formaliser la mutuelle par une décision écrite claire ?
Une fois le contrat de mutuelle choisi, il reste à le mettre en place officiellement. Et c’est là que vous entrez dans le dur : la formalisation juridique. À ce stade, plusieurs cas de figure existent selon la taille de votre entreprise et l’existence ou non de représentants du personnel.
Si vous avez un CSE ou des délégués syndicaux, vous pouvez passer par un accord collectif. En leur absence, ou si les négociations échouent, vous devez établir une décision unilatérale de l’employeur (DUE). Attention, cette DUE doit mentionner le caractère obligatoire de la mutuelle, les garanties proposées, la prise en charge financière, les cas de dispense, la durée du contrat et les modalités de révision.
Sachez que sans ce document, votre mutuelle d’entreprise pourrait être considérée comme non conforme, ce qui vous exposerait à des risques sociaux et à de possibles contentieux avec vos salariés.
Comment informer les salariés et organiser l’adhésion ?
Une fois la décision concrétisée, vos salariés doivent en être informés officiellement. Et à ce propos, soyez aussi transparent que possible. N’hésitez pas à leur transmettre une notice d’information qui reprend tous les éléments clés du contrat de mutuelle :
- nom de l’organisme ;
- niveau de garanties ;
- modalités de prise en charge ;
- cotisations ;
- portabilité ;
- cas de dispense.
Quoi qu’il arrive, l’adhésion des salariés est obligatoire, sauf pour les cas expressément prévus par la loi (salarié déjà couvert, CDD de courte durée, contrat à temps très partiel, etc.). Toutes les personnes concernées par des dispenses doivent justifier leur situation par un écrit signé et conservé par l’entreprise.
Pour les autres, vous devez affilier vos salariés auprès de l’organisme assureur, informer votre expert-comptable et faire apparaître la cotisation santé sur les bulletins de paie. De même, n’oubliez pas de gérer la portabilité pour les anciens salariés éligibles.
Comment gérer votre mutuelle d’entreprise dans la durée ?
Mettre en place une mutuelle entreprise, c’est bien, mais bien la gérer sur le long terme, c’est autre chose. Et c’est là que beaucoup d’entreprises se font piéger.
La gestion d’une mutuelle implique effectivement de suivre les entrées et sorties de personnel, d’ajuster les adhésions, de gérer les dispenses, de transmettre les bons éléments à la comptabilité et au service paie, et de s’assurer que les cotisations sont bien versées à l’organisme assureur.
À l’échéance annuelle, il vous faut aussi faire le point sur la pertinence des garanties. Est-ce que les soins remboursés correspondent toujours aux besoins des salariés ? Le contrat est-il encore compétitif sur le marché ? Faut-il envisager une résiliation et un nouveau choix de mutuelle ? C’est un suivi essentiel, puisqu’il engage votre responsabilité d’employeur à long terme.
Comment anticiper les cas spécifiques ?
Dernier point, et non des moindres : les cas particuliers.
La loi prévoit en effet quelques exceptions à l’adhésion obligatoire, en particulier pour les CDD, les temps partiels et les salariés en cumul d’emploi.
Par exemple, un CDD de moins de 3 mois peut être dispensé d’affiliation si vous le mentionnez dans la DUE et si le salarié en fait la demande par écrit. Même chose pour un temps partiel inférieur à 15 heures par semaine.
En parallèle, ne négligez pas la portabilité de la mutuelle d’entreprise. Tout salarié qui quitte l’entreprise (hors faute lourde) peut ainsi bénéficier, sous conditions, du maintien temporaire de sa couverture santé, sans coût supplémentaire, et ce, pendant la durée de son indemnisation chômage.
En bref, mettre en place une mutuelle obligatoire en entreprise est un dispositif complexe, qui engage votre responsabilité d’employeur à chaque étape (choix du contrat, prise de décision, information des salariés, gestion des cotisations, suivi dans la durée). Toutefois, s’il est bien maîtrisé, c’est un outil non négligeable pour améliorer le bien-être au travail, renforcer votre politique sociale et valoriser votre image d’entreprise responsable.
