Quand on lance une entreprise, et encore plus une société, on découvre rapidement que l’extrait Kbis est LE document incontournable. Il faut dire que c’est un peu la carte d’identité de votre société. C’est elle qui prouve que votre activité commerciale est bien immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). Fournisseurs, banques ou même administration, tout le monde vous le demande à un moment ou à un autre. Seulement voilà, quelle est la durée de validité d’un Kbis ? Est-ce qu’il faut en demander un nouveau à chaque fois qu’un interlocuteur le réclame ? Et comment faire pour ne pas perdre de temps à courir après des extraits valides ? C’est ce que je vous propose de voir ensemble avec ce petit tour d’horizon.
Qu’est-ce qu’un extrait Kbis et pourquoi est-il si important ?
L’extrait Kbis est le seul document officiel qui atteste de l’existence légale d’une société commerciale. Il est délivré par le greffe du tribunal de commerce après l’immatriculation de l’entreprise au registre RCS.
De manière générale, ce document contient toutes les informations légales de votre activité, avec notamment :
- le greffe du tribunal compétent ;
- le numéro et la date d’immatriculation ;
- le nom du dirigeant ainsi que sa nationalité et son adresse ;
- la raison sociale et la forme juridique de l’entreprise ;
- le capital social de la société ;
- l’adresse du siège social de l’activité ;
- le code APE (activité principale exercée) ;
- la description de l’activité.
En d’autres termes, tous les éléments qui permettent à un partenaire de vérifier l’identité et la situation juridique d’une société sont inclus dans l’extrait Kbis. À noter que si vous êtes auto-entrepreneur (ou micro-entrepreneur), vous ne recevez pas de Kbis, mais un avis de situation Sirene.
Quelles sont les règles concernant la validité d’un extrait Kbis ?
Concrètement, l’extrait Kbis n’a pas de date de péremption officielle. Tant qu’il n’y a pas de modification dans votre société (comme un changement de gérant, un nouveau siège social, une modification du capital, etc.), l’extrait Kbis est réputé valide.
Malheureusement, dans la pratique, c’est une tout autre histoire. La plupart des organismes, qu’ils soient publics ou privés, exigent un Kbis de moins de 3 mois. Pourquoi ? Tout simplement pour s’assurer que les informations de la société sont à jour. En cas de litige, seul un Kbis récent peut faire foi.
Bon à savoir : Une photocopie, même certifiée conforme, ne suffit pas. Il faut toujours présenter un document original, émis directement par le greffe.
Il est important d’être vigilant, car ce délai de 3 mois, même s’il n’est pas inscrit dans la loi, est largement appliqué dans les faits.
Est-ce qu’il y a des exceptions concernant la validité d’un extrait Kbis ?
Sachez qu’il existe des exceptions aux règles de validité d’un extrait Kbis, en particulier en Alsace et en Moselle. En effet, dans ces départements, le Kbis est soumis à des règles spécifiques à cause du droit local.
- La validité d’un Kbis y est officiellement limitée à 3 mois.
- La demande d’un nouvel extrait Kbis doit être faite auprès du greffe du tribunal d’instance et non du tribunal de commerce.
- Il est impossible de commander un Kbis en ligne. Se déplacer est obligatoire.
- Les 2,96 € demandés pour chaque extrait Kbis ne peuvent être payés par carte bleue.
Parmi les greffes concernés par ces règles atypiques, on retrouve notamment ceux de Strasbourg, Colmar, Thionville et Metz. Mais attention, cette liste n’est pas exhaustive.
Comment obtenir un Kbis toujours valide sans se compliquer la vie ?
Si vous n’êtes pas dans l’une des deux régions susmentionnées, sachez que grâce à l’abonnement Infogreffe, vous pouvez bénéficier en permanence d’un extrait Kbis à jour.
Pour commander vos Kbis en ligne via cette plateforme, il vous suffit de choisir le nombre d’extraits que vous voulez recevoir, de définir une fréquence (mensuelle, trimestrielle, etc.) et de fixer la durée de l’abonnement.
Évidemment, la procédure est payante, mais c’est un gain de temps non négligeable. Plus besoin de vous poser la question à chaque démarche administrative ou commerciale. Vous avez toujours un document valide, prêt à l’emploi.
Inutile de dire que si vous faites souvent appel à des prestataires, si vous postulez à des marchés publics, ou si votre société est jeune et en plein développement, je vous conseille vivement ce service.
En bref, le Kbis n’est pas qu’un simple papier comme tant d’autres, il est la preuve officielle de l’existence légale de votre entreprise. Même s’il n’a pas de durée de validité officielle (sauf en Alsace et en Moselle), la règle des 3 mois s’applique presque partout de manière officieuse. Pour éviter tout refus ou retard dans vos démarches, gardez donc toujours un extrait à jour.
