Il y a fort à parier que dans les années à venir, le contrôle fiscal va changer de visage. En effet, avec l’arrivée prochaine de la facture électronique obligatoire, toutes les entreprises, grandes ou petites, vont devoir revoir leur gestion de la facturation. Que vous dirigiez une TPE ou toute autre structure, vous n’échapperez pas à cette transition numérique imposée par l’administration fiscale.
Mais savez-vous qu’un double enjeu se cache derrière cette réforme ? S’il est évidemment question de simplifier les opérations de facturation, l’intention est également de renforcer la lutte contre la fraude, et en particulier la fraude à la TVA. Autant dire que si vous ne suivez pas les futures règles qui s’annoncent, la perspective d’un contrôle fiscal pourra rapidement tourner au cauchemar.
À ce titre, je vous propose de faire le point sur ce qui se profile, mais aussi sur vos obligations, les risques que vous encourez et les bonnes pratiques à mettre en place pour éviter toute mauvaise surprise.
Réforme de la facturation électronique : quoi de neuf pour votre entreprise ?
J’en ai déjà beaucoup parlé sur ce blog, mais depuis la loi de finances rectificative de 2022, la facture électronique s’apprête à devenir obligatoire pour toutes les entreprises situées en France, et ce, peu importe leur taille.
Ainsi, dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront pouvoir recevoir des factures électroniques. Ensuite, dès septembre 2027, elles devront également les émettre dans un format électronique conforme.
Concrètement, fini le papier, et fini le simple PDF envoyé par email. Seule une plateforme agréée pourra assurer la transmission et la réception des factures électroniques.
Inutile de dire que cela va directement impacter les entreprises, en particulier pour leur gestion administrative.
Qu’attendre d’un contrôle fiscal à l’heure de la facture électronique ?
Dans ce contexte, le contrôle fiscal deviendra principalement numérique et reposera sur 3 piliers principaux : l’authenticité de la facture, l’intégrité des données et la lisibilité du document.
Pour ce qui est de l’authenticité, vous devrez donc prouver qui a émis la facture. Quant à l’intégrité, il s’agit de ce qui donnera l’assurance que le contenu n’a pas été modifié. Enfin, la lisibilité devra offrir la garantie que le format de ladite facture permet une lecture humaine simple et claire.
Comme je l’ai dit précédemment, un simple PDF ne suffira plus. Vous devrez obligatoirement utiliser un format reconnu, comme Factur-X, UBL ou CII, en plus de passer par une plateforme agréée. Autrement dit, si vous utilisez un logiciel de facturation, ce dernier devra être connecté à un système conforme.
Quels sont les formats électroniques autorisés ?
Je viens de l’évoquer, toutes les entreprises devront se tourner vers des formats bien précis pour leurs factures électroniques. Effectivement, aux yeux de l’administration fiscale, le sacro-saint PDF ne vaudra absolument plus rien.
Or, très peu connaissent encore les fameux formats dont il est question :
- Factur-X est un mixte entre PDF lisible et un fichier XML;
- UBL est un format structuré utilisé dans l’Union européenne ;
- CII est un standard international pour les transactions électroniques.
Il n’y a que ces trois formats qui permettent une lecture automatisée par les plateformes agréées, en garantissant au passage la transmission, la traçabilité et la compatibilité des données.
Quelles erreurs éviter sur les factures électroniques ?
Tout comme dans un contexte classique, le contrôle fiscal post facturation électronique interviendra principalement en cas de manquements ou d’erreurs sur vos factures. À ce titre, vous devez donc savoir que même au format électronique, ces dernières doivent comporter toutes les informations obligatoires prévues par la loi. Et attention, car il y a de nouvelles obligations directement issues de la réforme.
Par exemple, en plus des mentions classiques comme le SIREN du client ou l’adresse de livraison, vos factures devront également renseigner la catégorie d’opération et le régime de TVA applicable.
Votre logiciel de facturation devra donc être configuré pour insérer automatiquement toutes ces données dans chaque facture. Et vous devrez également vérifier leur exactitude ! En effet, une simple erreur de TVA, une adresse incomplète ou une mauvaise catégorie de service peuvent suffire à invalider votre facture électronique.
Pour éviter ces problèmes, je ne peux que vous conseiller de créer un processus interne de double vérification avant chaque envoi, ou de déléguer cette tâche à un cabinet comptable doté d’une solution GED conforme.
Quels risques pour votre entreprise en cas de non-conformité ?
En cas de contrôle fiscal, l’administration peut appliquer des amendes allant jusqu’à 15 000 euros par an.
Mais ce n’est pas tout !
Chaque facture électronique non conforme est susceptible d’entraîner une amende de 50 euros par facture. Ne pas désigner de plateforme agréée ? C’est 500 euros tous les trois mois. Oublier le reporting des transactions ? Encore 500 euros.
Et au-delà du volet financier, vous risquez aussi le rejet de vos factures par vos clients, ce qui entraînerait des retards de paiement, des tensions commerciales et potentiellement la rupture d’un contrat ou d’un partenariat.
Entre nous, vous n’avez aucun intérêt à repousser cette transition électronique. Plus vous tardez, plus vous exposez votre entreprise à un danger réel, à la fois fiscal, comptable et commercial.
Comment se préparer et éviter le contrôle fiscal ?
La meilleure stratégie pour éviter les problèmes, c’est d’anticiper. Incroyable, non ?
Plus sérieusement, je vous recommande de choisir dès maintenant une solution de facturation électronique compatible avec les formats exigés, c’est-à-dire capable de générer du Factur-X ou de l’UBL, en plus d’être intégrée à une plateforme agréée.
Pensez aussi à vous inscrire dans l’annuaire du PPF (portail public de facturation), sans quoi vos clients ne pourront pas vous envoyer de factures électroniques. Et évidemment, mettez à jour toutes vos données administratives dans votre logiciel, y compris les informations TVA, les identifiants SIREN et les catégories d’opérations.
Cerise sur le gâteau, mettez en place un processus d’audit interne de vos factures électroniques. Vérifiez régulièrement l’intégrité des fichiers, leur archivage et leur accessibilité, car c’est ce que l’administration fiscale vous demandera lors d’un contrôle.
Pour faire simple, vous devez vous préparer à ce que la réforme sur la facture électronique ne change pas seulement votre gestion administrative. Vous allez aussi devoir acquérir de nouveaux réflexes et apprendre à maîtriser un tout nouveau pan de votre activité. C’est une réforme de fond à prendre très au sérieux, surtout si vous souhaitez éviter les sanctions et rester compétitif. Et qui plus est, comme il s’agit d’une transition inévitable, mieux vaut la maîtriser que la subir.
