Lundi matin, 9h02. Le mail d’un salarié tombe dans votre boîte de messagerie : « Je pose la semaine prochaine, bonne journée ! ». Dès lors, votre sang ne fait qu’un tour, car vous savez qu’une absence non anticipée suffit à désorganiser le travail de toute une équipe.
Et pourtant, beaucoup d’employeurs n’osent pas dire non, de peur de passer pour le méchant patron de service. Or, refuser des congés posés à la dernière minute n’a rien de tyrannique, à condition de savoir ce que dit la loi. En effet, entre le Code du travail, votre convention collective et votre règlement intérieur, il y a de quoi s’emmêler les pinceaux. Je vous propose donc de remettre un peu d’ordre dans tout ça.
Les congés payés, ce n’est pas un buffet à volonté
Commençons par une évidence qu’il est bon de rappeler : chaque salarié a droit à ses congés payés, mais il ne choisit pas ses dates sans en référer. C’est effectivement l’employeur qui organise leur prise, et ce, dans un cadre précis.
En premier lieu, il faut penser à la période de prise des congés, fixée par un accord d’entreprise ou, à défaut, par la convention collective. Si aucun texte ne la prévoit, c’est vous qui la définissez, après avis du CSE s’il existe. Dans tous les cas, elle doit inclure la période du 1er mai au 31 octobre (vous ne pouvez donc pas offrir des vacances d’été en février, désolé).
Ensuite, il y a l’ordre des départs. Là encore, vous le fixez en tenant compte de critères comme la situation familiale ou l’ancienneté. Le Code du travail vous impose deux obligations d’information sur ce sujet : communiquer la période de congés à votre personnel au moins deux mois avant son ouverture, et faire connaître à chaque salarié ses dates de départ au moins un mois à l’avance.
Autrement dit, le droit aux congés est acquis, mais leur organisation vous revient en tant qu’employeur.
Existe-t-il un délai de prévenance pour le salarié ?
Mais la question que vous devez sans doute vous poser est la suivante : est-ce qu’il existe un délai légal pour poser ses congés ?
Eh bien… croyez-le ou non, mais ce n’est pas le cas. Le Code du travail ne fixe aucun délai de prévenance pour la demande du salarié. C’est pour cette raison que ce sujet déclenche autant de passion chez les deux parties.
Par contre, ce délai peut tout à fait être prévu par ailleurs. Vérifiez par exemple votre convention collective, vos accords d’entreprise et votre règlement intérieur, car un délai de prévenance y est souvent référencé, par exemple un mois pour une semaine de congé, ou plusieurs semaines, voire deux mois, pour les vacances d’été. Et si vous suivez un peu les actualités du droit social, vous savez que les conventions collectives sont régulièrement renégociées. Par conséquent, mieux vaut les relire de temps en temps.
Si rien n’existe, en revanche, c’est peut-être le moment de prendre une décision et de créer votre propre règle en la diffusant à tous vos salariés (via une note de service), pour que les détails soient réglés une bonne fois pour toutes, chaque année.
Refus, silence, annulation : ce que vous pouvez faire
Si vous êtes dans le cas de figure mentionné en introduction, vous avez plusieurs solutions à votre portée.
Vous pouvez refuser
Face à une demande de congés tardive, vous avez parfaitement le droit de dire non, notamment pour des raisons liées à la bonne marche de l’entreprise (pic d’activité, collègue déjà absent, livraison urgente). Un refus n’a pas à être longuement justifié, mais je vous conseille de l’expliquer, et par écrit. C’est plus élégant et surtout plus facile à prouver.
Ne laissez jamais une demande sans réponse
Ne pas donner de réponse est un piège dans lequel tombent beaucoup d’employeurs. Sauf que, dans un arrêt du 6 avril 2022, la Cour de cassation a jugé que le silence de l’employeur ne valait pas refus. Faute de réponse et en l’absence de règle imposant un accord explicite, le salarié pouvait considérer sa demande comme acceptée. Ainsi, l’avertissement qu’il avait reçu a été annulé. En d’autres termes, même si c’est pour dire non, répondez !
Annuler ou reporter des congés déjà accordés ? Prudence…
Une fois les dates validées, vous ne pouvez plus les modifier à moins d’un mois du départ, sauf circonstances exceptionnelles. Et les juges sont exigeants sur ce point. Même un surcroît d’activité ne suffit pas. En cas d’annulation ou de report, vous devrez en outre rembourser les frais engagés par le salarié (billets, location, etc.).
Et si le salarié part quand même ?
S’il part malgré votre refus explicite, son absence devient injustifiée. Vous pouvez alors engager une procédure disciplinaire, qui peut aller de l’avertissement au licenciement selon la gravité de la situation et les conséquences sur l’activité. Gardez toutefois la tête froide, car la sanction doit rester proportionnée.
Attention aux faux « derniers moments »
Toutes les absences de dernière minute ne sont pas des congés payés déguisés. Certaines ne se refusent donc tout simplement pas.
C’est le cas des congés pour événements familiaux (mariage, naissance, décès d’un proche), qui sont de droit dès lors que l’événement survient. C’est aussi le cas d’un arrêt pour maladie ou du congé pour enfant malade, puisqu’ici on parle d’urgence et non pas d’organisation.
Quant aux RTT, leurs modalités de prise dépendent de l’accord collectif qui les a mises en place. Là encore, vérifiez ce qu’il prévoit en matière de délai de prévenance avant de dire oui ou non.
Quelques conseils pour ne plus subir les départs improvisés
La meilleure gestion des congés est celle qui se prépare. Voici donc ce que je recommande aux dirigeants de petites structures.
- Fixez une date butoir pour les demandes de vacances d’été (le 31 mars, par exemple).
- Utilisez un outil partagé (logiciel de gestion des congés ou simple calendrier) pour que chacun voie les départs déjà validés.
- Écrivez noir sur blanc qu’un accord explicite est requis pour neutraliser l’effet du silence abordé plus haut.
- Appliquez la même règle à tout le monde, y compris à votre meilleur commercial.
Malgré tout, gardez une part de souplesse. Un salarié qui pose une semaine au dernier moment a parfois de bonnes raisons, comme une fatigue psychologique qui pourrait très mal tourner s’il ne prenait pas quelques jours de repos pour décompresser.
Dans ce genre de cas de figure, un échange de cinq minutes vaut souvent mieux qu’un refus sec.
Vous l’aurez compris, vous n’êtes pas démuni face à un salarié qui pose ses congés au dernier moment. Vous avez le droit de refuser, à condition de répondre clairement, et vite, car votre silence peut se retourner contre vous. Le reste n’est qu’une affaire d’anticipation que je vous conseille de prendre place au sérieux, que ce soit par une période de prise connue, un délai de prévenance écrit et des règles appliquées à tous.
