Vous vous déplacez régulièrement pour aller chez vos clients, livrer une mission, inspecter un chantier ou simplement prospecter ? Vous vous en êtes sans doute rendu compte, ces trajets ont un coût réel (carburant, péages, usure du véhicule, billets de train). Pourtant, beaucoup d’entrepreneurs oublient de les facturer ou n’osent tout simplement pas (et peut-être que vous aussi, d’ailleurs). Or, c’est une grave erreur ! Intégrer vos frais de déplacement dans votre facturation contribue aussi à protéger votre activité et surtout votre marge.
Je vous explique comment facturer vos déplacements proprement.
Pourquoi facturer vos déplacements à vos clients ?
Comme vu en introduction, les dépenses de déplacements sont réelles et sortent entièrement de votre poche. Et malheureusement, un entrepreneur ou un professionnel indépendant qui avale ses frais de transport sans les répercuter sur ses clients travaille en réalité à perte sur cette partie de sa mission.
Mais de manière plus générale, la facturation des déplacements est aussi une question de transparence. Un client qui reçoit un devis très clair, avec le montant des frais kilométriques ou de transport mentionné explicitement, sait à quoi s’attendre. Et pour votre entreprise, ce poste de dépenses peut vite peser lourd si vous avez des missions éloignées de votre lieu de travail ou de votre domicile.
Comment calculer les frais de déplacement à facturer ?
Il existe deux grandes approches pour facturer vos déplacements. L’une est libre, l’autre est au contraire très encadrée.
Méthode 1 : fixer librement votre tarif
Ici, vous décidez vous-même du montant à facturer pour vos trajets professionnels, en sachant que plusieurs logiques s’appliquent.
Facturer à la distance parcourue est par exemple l’option la plus cohérente. Vous calculez le nombre de kilomètres entre votre point de départ (domicile, siège de l’entreprise) et le lieu de la mission ou du client, puis vous appliquez un tarif au kilomètre que vous avez défini. Attention, ledit tarif doit couvrir au minimum le carburant et l’amortissement du véhicule.
Appliquer un forfait est également possible. Certains professionnels préfèrent d’ailleurs un forfait de déplacement unique, quelle que soit la distance, car c’est pratique pour les clients proches. Toutefois, cette option est moins adaptée si vous avez des missions à 150 km ou plus. Une solution hybride peut tout de même bien fonctionner, à savoir un forfait de base + un complément par tranche kilométrique au-delà d’une certaine zone.
S’aligner sur la concurrence est aussi envisageable, car si vous appliquez des frais de déplacement trop élevés, ces derniers peuvent faire exploser votre devis et vous coûter un client. Au contraire, s’ils sont trop bas, vous sous-évaluez votre travail. N’hésitez pas à solliciter votre comptable qui peut vous conseiller sur ce point.
Méthode 2 : utiliser le barème kilométrique de l’URSSAF
Le barème kilométrique de l’URSSAF est la méthode de référence, utilisée aussi bien pour les salariés (notes de frais) que les entrepreneurs (indemnités kilométriques). Ce dernier a l’avantage d’être mis à jour chaque année et de tenir compte de deux paramètres : la distance parcourue et la puissance fiscale du véhicule.
Ainsi, en 2024, une voiture de 5 CV qui parcourait moins de 5 000 km dans l’année donnait droit à une indemnité de 0,636 € par kilomètre. Notez qu’au-delà de 5 000 km et jusqu’à 20 000 km, le calcul change de formule.
Des barèmes spécifiques existent également pour les deux-roues et les cyclomoteurs, ce qui peut s’avérer utile si votre voiture reste au garage et que vous préférez le scooter pour les déplacements en ville.
Comment faire apparaître les frais sur vos documents commerciaux ?
Mentionner les frais de déplacement sur le devis est une obligation. Votre client doit savoir, avant de signer, que des frais de transport ou kilométriques s’ajouteront au montant de la prestation. Si vous ne l’indiquez qu’à la facturation, vous prenez le risque d’un désaccord et d’une relation client litigieuse.
Vous pouvez formuler ça simplement :
Frais de déplacement : X € / km au-delà de X km ou Forfait déplacement : X €.
Le plus clair est évidemment le mieux.
En revanche, au moment de facturer, vous avez deux options. Soit vous intégrez les frais de déplacement directement dans la facture principale, comme une ligne à part entière, soit vous émettez une facture séparée uniquement pour ces dépenses. Certes, les deux sont valables, mais la première solution reste la plus simple pour tout le monde.
Comment fonctionne la TVA sur les frais de déplacement ?
En règle générale, si votre entreprise est assujettie à la TVA, les frais de déplacement que vous refacturez à vos clients suivent le même régime que votre prestation principale. Vous appliquez donc votre taux de TVA habituel (20 % dans la plupart des cas) sur le montant hors taxe des frais.
Mais attention au cas particulier des débours. Si vous avez avancé des dépenses au nom et pour le compte de votre client (acheter un billet de transport en son nom, par exemple), ce ne sont pas des frais de déplacement au sens comptable du terme. En effet, ce sont des débours, et ces derniers ne sont pas soumis à TVA.
Faites bien la distinction pour éviter des erreurs dans votre comptabilité et des problèmes avec l’administration fiscale.
Quels justificatifs conserver ?
Pour chaque déplacement professionnel, vous avez l’obligation de conserver vos justificatifs. Tickets de carburant, factures de péage, billets de train, reçus de parking, ces pièces comptables sont indispensables si vous passez par un expert pour tenir votre comptabilité, mais aussi en cas de contrôle de l’administration fiscale.
De plus, tous ces justificatifs permettent de reconstituer l’historique de vos trajets : quelle date, quel client, quelle distance, quel mode de transport. Et pour une gestion rigoureuse, certaines applications mobiles dédiées vous permettent de scanner vos reçus à la volée et de les intégrer directement dans votre outil de comptabilité.
En bref, facturer vos déplacements professionnels à vos clients n’est ni du culot ni une complication inutile. C’est juste du bon sens pour tenir compte de la réalité de vos coûts. Que vous choisissiez un forfait, un tarif au kilomètre ou le barème kilométrique officiel, l’essentiel est d’être clair sur votre devis, rigoureux sur la conservation de vos justificatifs et cohérent avec votre marché. Et si vous avez un doute sur la méthode à adopter, votre expert-comptable est votre meilleur allié pour sécuriser cette partie de votre facturation.
