Quand on démarre une entreprise, on découvre souvent un tout nouveau monde, à savoir celui des notes de frais, un univers où chaque dépense professionnelle doit être justifiée, tracée, validée, remboursée, voire récupérée si la TVA le permet. Or, trop souvent, les entrepreneurs négligent cette question pourtant stratégique.
Je vais donc essayer de vous expliquer comment fonctionnent les notes de frais, mais aussi comment les rembourser, comment éviter les erreurs, et comment mettre en place une vraie politique de gestion des frais dans votre entreprise (d’autant plus importante si vous avez des salariés).
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document qui permet à un salarié ou à un collaborateur d’être remboursé par son employeur pour une dépense engagée dans le cadre de son activité professionnelle. La note peut regrouper un ou plusieurs frais, avec leur date, leur montant, leur nature, leur objet, le type de dépense, et surtout le justificatif associé (facture, ticket de restaurant, preuve de paiement).
Attention, il ne suffit pas de déclarer une dépense pour se faire rembourser. Il faut surtout prouver qu’elle est réelle, professionnelle, et bien engagée dans l’intérêt de l’entreprise. Sans justificatif, pas de remboursement possible. Et si vous tentez le coup quand même ? Vous prenez le risque d’un redressement fiscal.
Vous vous en doutez, pour que la gestion des notes de frais soit efficace, il faut des règles claires. Vous ne pouvez pas inclure tout ce que vous voulez.
Qui peut faire une note de frais et dans quel cadre ?
Les notes de frais concernent tous les professionnels qui engagent des dépenses pour le compte de leur entreprise. Cela inclut donc les salariés, les collaborateurs, les dirigeants ou même les associés. Il y a tout de même une condition, à savoir ne pas avoir été remboursé autrement.
Comme je l’ai dit plus haut, il faut que la dépense soit professionnelle, engagée pour les besoins réels de l’entreprise, et appuyée par un justificatif. Par conséquent, si un collaborateur règle un repas avec un client, un billet de train pour un déplacement, ou une nuit d’hébergement en mission, il peut tout à fait créer une note.
En revanche, les dépenses personnelles ne sont jamais remboursables, même si elles semblent « liées » au travail. Pas de remboursement pour un dîner en famille à l’issue d’une réunion, par exemple.
Bon à savoir : Il est possible de fixer des plafonds, limites et modèles de note spécifiques pour éviter les dérives avec une vraie politique interne. Et je vous le conseille fortement si vous avez plusieurs collaborateurs à gérer.
Comment faire une note de frais correcte ?
Pour faire une note de frais dans les règles, il faut être précis. Chaque note doit ainsi indiquer :
- la date de la dépense ;
- le montant TTC ;
- le type de dépense (transport, repas, restaurant, hébergement, etc.) ;
- l’objet professionnel ;
- le lieu ;
- le justificatif ;
- si la TVA est récupérable.
Et le traitement doit être rapide. Ne laissez pas vos collaborateurs attendre des mois. Fixez un délai raisonnable de saisie (30 jours maximum me semble être un bon cadre). Pour vous aider, n’hésitez pas à utiliser un modèle Excel, un logiciel spécialisé ou une application mobile.
Je recommande aussi de bien classer et archiver les justificatifs (scans, PDF, photos, tout est bon du moment que le document est lisible et complet). Votre comptable vous remerciera, surtout en cas de contrôle.
Quels types de dépenses peut-on noter et rembourser ?
De manière générale, il existe plusieurs types de dépenses professionnelles que vous pouvez inclure dans une note de frais. Le plus courant ? Le repas, à savoir le déjeuner d’affaires, le dîner avec un client, le restaurant pendant un déplacement, etc. Mais attention, l’objet professionnel doit être clair et le justificatif est impératif.
Les déplacements professionnels sont aussi très fréquents. Il s’agit ici des billets de train, d’avion, des taxis, des transports en commun, etc. Si un collaborateur utilise son véhicule personnel, il peut aussi faire une note de frais kilométriques, en se basant sur le barème officiel.
L’hébergement est également remboursable s’il est lié à une mission. Comme pour le reste, la nature de la dépense, sa date, son montant et le justificatif sont obligatoires.
Comment fonctionne le remboursement des notes de frais ?
Le remboursement des notes de frais passe toujours par l’entreprise, qui rembourse le collaborateur ou le salarié. Une fois la note validée (et vérifiée par le comptable, idéalement), son montant est reversé directement, sans aucune charge sociale si les dépenses sont bien justifiées.
Prenez garde aussi à la TVA, car si certaines sont récupérables, d’autres non. Par exemple, la TVA sur un repas est partiellement récupérable, alors que celle sur un hébergement ne l’est pas. Le traitement comptable doit donc être rigoureux.
Sachez qu’un logiciel de gestion des notes de frais peut vous aider à automatiser tout ça. Il vous indiquera si la TVA est récupérable, vous fera une alerte en cas d’erreurs, et centralisera tous vos justificatifs. Autant dire que c’est un gain de temps important, surtout si vous avez plusieurs collaborateurs ou salariés à suivre.
Quels sont les risques et erreurs à éviter ?
Le plus grand risque avec les notes de frais, c’est de faire une erreur. Une dépense mal classée, un justificatif manquant, un montant incorrect, ou une TVA mal appliquée, et c’est tout votre traitement comptable qui se trouve impacté. Or, l’Urssaf ne plaisante pas avec ça.
Trop d’entrepreneurs confondent dépenses personnelles et frais professionnels. Un restaurant avec un ami ? Pas remboursable, même si vous avez vaguement parlé de boulot. Un trajet domicile-travail ? Pas remboursable, car ce n’est pas un déplacement professionnel.
Attention également aux délais de saisie trop longs, car un collaborateur qui attend trois mois pour envoyer sa note peut aboutir à une situation ingérable et à des conflits en interne.
Enfin, méfiez-vous du tout-papier. Pensez à une solide sauvegarde numérique pour ne rien perdre.
Une note de frais bien gérée est une preuve de sérieux de votre entreprise et, surtout, du respect que vous portez à vos collaborateurs. Alors, ne traitez plus cette note comme une corvée administrative ! Faites-en un réflexe. Après tout, ses montrer rigoureux sur les frais fait clairement la différence entre le bricolage et le pilotage.
