Vous êtes entrepreneur et vous avez pris du retard dans votre comptabilité ? Sachez que vous n’êtes pas seul. C’est même bien plus courant que vous ne le pensez. Il suffit que l’activité déborde, que les clients appellent en masse et que les missions s’enchaînent pour que, pendant ce temps, la comptabilité attende. Jusqu’au jour où, hélas, la date de clôture approche (quand ce n’est pas le service des impôts qui vous rappelle vos obligations fiscales).
C’est donc dans ce contexte que le rattrapage de comptabilité devient une priorité absolue. Mais comment faire ? Par où commencer ? Votre priorité est de respecter les délais, d’éviter les pénalités et de ne pas faire d’erreurs dans la précipitation. Je vous propose donc de faire un petit tour d’horizon des bonnes pratiques pour un rattrapage de votre comptabilité en bonne et due forme.
Bonne pratique n°1 : réunir tous les documents comptables
Pour entamer le rattrapage de votre comptabilité, vous devez bien entendu commencer par rassembler toutes les pièces justificatives. Après tout, sans documents, pas de comptes fiables !
Il s’agit donc de collecter vos factures de vente, vos factures fournisseurs, vos reçus, vos relevés bancaires, vos notes de frais, vos contrats, en bref, tout ce qui permet de reconstituer votre exercice comptable.
Je sais, c’est une étape fastidieuse, mais elle est indispensable et vous ne pouvez pas y couper.
Pour une meilleure organisation, je vous conseille d’ouvrir un dossier par mois et de classer les pièces par type (achats, ventes, banque, etc.). Évidemment, vérifiez aussi qu’il n’en manque aucune, car en cas de perte, vous devrez récupérer des doublons auprès de vos clients, de vos fournisseurs ou même de votre banque.
Bonne pratique n°2 : rapprocher les comptes bancaires
Une fois vos documents comptables en main, vous devez passer à une autre étape du rattrapage comptable : le rapprochement bancaire. Je parle bien sûr ici de faire correspondre chaque mouvement bancaire avec une écriture comptable. De toute façon, c’est le seul moyen de vérifier que vos factures ont bien été encaissées ou réglées.
En cas d’écart entre les relevés bancaires et votre tenue de comptes, vous saurez qu’il y a forcément eu une erreur ou une facture oubliée.
Si vous travaillez avec un cabinet comptable, celui-ci utilisera son logiciel pour automatiser ce rapprochement. Et d’ailleurs, vous pouvez vous-même avoir recours à un logiciel comptable pour faciliter ce type d’obligations.
Bonne pratique n°3 : corriger les erreurs et ajuster les écritures
Lors du rattrapage de comptabilité, vous pouvez évidemment être amené à procéder à des corrections d’erreurs passées. En effet, il est fort probable que vous découvriez des factures non saisies, des doublons, des clients oubliés ou même des taux de TVA mal appliqués (si vous vendez plusieurs types de marchandises notamment). Or, vous vous en doutez, tout doit être corrigé avant d’envoyer vos liasses fiscales.
Contre-passations, écritures de régulation, annulations, etc., il y a plusieurs moyens d’ajuster une comptabilité proprement. Et à ce sujet, soyez sûr qu’un expert-comptable saura comment le faire dans les règles. C’est pour cette raison qu’à partir d’un certain chiffre d’affaires, et même si vous êtes seul dans votre entreprise, il est préférable de faire appel à un cabinet ou d’au moins demander un audit rapide avant la clôture de l’exercice.
Bonne pratique n°4 : faire les déclarations fiscales et sociales
Vous vous en doutez, votre rattrapage de comptabilité ne sera complet que lorsque vous aurez déposé toutes vos déclarations fiscales et sociales. Il peut s’agir de la TVA, de la CFE, de la DSI, des charges sociales, ou même de votre liasse fiscale.
Une chose est sûre, chaque déclaration non déposée dans les délais expose votre entreprise à des pénalités automatiques. Certaines sont forfaitaires, d’autres proportionnelles à votre chiffre d’affaires, mais plus vous attendez, plus l’addition est salée.
Néanmoins, si le retard est ancien, vous pouvez faire une demande de remise gracieuse pour certains intérêts de retard. Toutefois, cela ne fonctionne que si vous êtes de bonne foi et que votre comptabilité est à jour. Encore une fois, je vous conseille de faire appel à un expert pour cette phase. Un cabinet comptable saura comment justifier votre situation et limiter la casse.
Bonne pratique n°5 : se faire accompagner par un expert-comptable
Oui, vous pouvez rattraper votre comptabilité seul. Mais à quel prix ? Du temps perdu au stress, en passant par le risque d’erreurs et les sanctions éventuelles en cas de bilan incorrect, tout peut vous coûter bien plus cher que les honoraires d’un cabinet.
Or, en faisant appel à un expert-comptable, vous faites confiance à un professionnel qui connaît les obligations fiscales, les délais, les règles de déclaration et tout ce qui concerne les processus avec l’administration.
Notez en plus qu’il existe aujourd’hui de nombreux experts en ligne, capable de vous proposer des solutions adaptées en fonction de votre statut juridique (micro, société, etc.). Vous les sollicitez à distance, sans avoir besoin de les rencontrer, et vous obtenez votre rattrapage de comptabilité en quelques jours.
Bonne pratique n°6 : anticiper pour ne plus être en retard
Pour la plupart des entreprises, le rattrapage de comptabilité est habituel. Pourtant, vous n’avez pas à vous imposer cela tous les ans. Dès lors que vous avez assaini votre situation, il vous suffit de mettre en place une vraie gestion comptable pour ne plus avoir besoin d’en arriver là.
Par exemple, fixez-vous une routine hebdomadaire. Réservez une plage de travail dédiée à votre comptabilité. Classez vos factures au fur et à mesure. Suivez vos comptes clients en temps réel.
Et surtout, si vous êtes débordé et que vous ne pouvez pas déléguer, pensez à externaliser.
Dans tous les cas, n’attendez plus pour tenir une comptabilité à jour, car c’est tout le pilotage de votre entreprise que vous jouez. Que ce soit pour anticiper les périodes tendues de trésorerie, ajuster les prix, négocier avec les clients ou même prévoir les investissements, un entrepreneur organisé est un dirigeant plus serein sur l’avenir.
Faire le rattrapage de sa comptabilité n’est jamais une partie de plaisir, mais ce n’est pas pour autant insurmontable. Avec la bonne méthode, et potentiellement l’aide d’un expert-comptable, vous pouvez régulariser votre situation et reprendre la gestion de votre entreprise en un tour de main. Néanmoins, ne faites pas de cette obligation un rendez-vous annuel ! Mettez votre comptabilité à jour dès le premier rattrapage, et gardez-la aussi propre que possible.
