Si vous démarrez tout juste votre activité, vous savez sans doute que la clôture comptable sera une étape incontournable pour votre entreprise. C’est en effet elle qui vous permet d’arrêter les comptes d’un exercice annuel, de dresser un bilan précis de votre activité financière, et d’évaluer vos résultats. Autant dire qu’elle doit être bien réalisée puisqu’elle offre une image relativement fidèle de la santé financière de votre société (ce qui n’est pas anodin pour les décisions stratégiques). Néanmoins, et vous ne me contredirez probablement pas, c’est aussi une période stressante, en particulier lorsqu’elle n’est pas suffisamment anticipée.
Alors, ne tergiversons pas plus longtemps et découvrons vous et moi comment réussir votre clôture comptable avec sérénité.
Quelle est l’importance de la clôture comptable ?
Bon, ici je vais enfoncer quelques portes ouvertes, mais ce ne seront pas les premières. Parfois, reposer les bases est nécessaire pour repartir sur un bon pied.
La clôture comptable est le processus par lequel votre entreprise clôture ses comptes à la fin d’un exercice (et non, contrairement aux idées reçues, un exercice ne va pas nécessairement du 1er janvier au 31 décembre). Pour faire simple, cette opération permet de finaliser les écritures comptables pour établir les états financiers de l’année. En général, cela inclut plusieurs documents, tels que le bilan, le compte de résultat ou encore les annexes.
Comme je l’ai dit en introduction, la clôture comptable vous permet d’avoir une vision claire de la situation financière de votre entreprise, notamment parce qu’en analysant les États financiers, vous pourrez déterminer précisément la rentabilité de votre activité, ainsi que vos points forts et vos points faibles. Or, tous ces éléments contribuent à prendre des décisions éclairées pour le prochain exercice.
Et puis de toute façon, la clôture des comptes est une obligation légale pour laquelle l’administration fiscale ne vous laisse pas beaucoup le choix. C’est pour cette raison que vos états financiers doivent être déposés chaque année auprès du greffe du tribunal de commerce compétent, en particulier parce qu’ils sont utilisés par le fisc pour calculer vos futurs impôts. Autant dire qu’il vaut mieux respecter les échéances fixées pour éviter toute pénalité.
Enfin, n’oubliez pas que votre clôture comptable est également déterminante pour renforcer votre crédibilité auprès de partenaires potentiels, y compris financiers, comme les banques ou les investisseurs que vous pourriez solliciter pour vous développer.
Quelles sont les étapes préalables à la clôture comptable ?
Comme pour toutes les formalités un peu complexes qui viennent avec l’entrepreneuriat, la clôture comptable suit plusieurs étapes dont il est déconseillé de trop s’éloigner.
En premier lieu, planifiez efficacement votre clôture, et sa date, notamment lorsque vous procédez à la création de l’entreprise. Si vous êtes arrivé sur cet article avant d’en être à ce stade, vous avez donc une certaine marge de manœuvre devant vous. Généralement fixée au 31 décembre, la date de clôture peut tout à fait être définie à une autre date en fonction de votre activité. Mais prenez garde, car une fois celle-ci déterminée, vous devrez la respecter chaque année.
En ce qui me concerne, je vous recommande vivement de mettre en place un planning en début d’exercice pour anticiper chaque étape du processus de clôture. Ce dernier doit ainsi inclure la collecte régulière des documents financiers (factures, relevés bancaires), les comptes-rendus de vos réunions avec votre expert-comptable, etc.
En bref, une préparation rigoureuse de vos pièces justificatives est de mise. Tous les éléments doivent être correctement collectés et classés au fil de l’année. Par ce biais, vous éviterez une surcharge de travail à l’approche de votre date de clôture, en plus de réduire nettement le risque d’erreurs ou d’oublis.
Et puis, pour optimiser ce processus, pensez à utiliser des outils numériques ou des logiciels spécialisés qui vous faciliteront le classement, l’archivage ou encore la consultation de vos pièces comptables.
Est-ce qu’il faut vérifier les écritures comptables ?
Même si vous pensez que votre comptabilité a bien été tenue tout au long de l’année, n’hésitez surtout pas à faire une vérification minutieuse de vos écritures comptables. En effet, vous seriez surpris du nombre d’anomalies, d’incohérences ou d’oublis que cette bonne pratique permet d’éviter.
Pour ce faire, passez en revue les comptes clients et fournisseurs, faites un rapprochement entre vos relevés bancaires et vos écritures comptables, et vérifiez vos amortissements, provisions et autres ajustements.
En règle générale, il peut y avoir des modifications pour tout ce qui concerne les écritures d’amortissement, les régulations d’actifs ou de passifs, les provisions pour risque, ou encore les ajustements d’inventaire.
Mais de toute façon, faites-vous étroitement accompagner par un expert-comptable pour tout ce contrôle, car son expertise garantit la justesse et la conformité de vos documents.
Quels sont les documents financiers à produire pour une clôture comptable ?
Comme je l’ai évoqué plus haut, la clôture comptable aboutit forcément à la production de certains documents financiers obligatoires. Il s’agit du bilan, du compte de résultat et de la liasse fiscale.
Qu’est-ce que le bilan comptable ?
Le bilan comptable présente un aperçu global de la situation financière de votre entreprise à sa date de clôture. C’est lui qui détaille d’un côté les actifs (les biens et droits détenus) et de l’autre les passifs (les dettes et engagements). C’est donc un document très utile pour les investisseurs et les établissements bancaires afin d’évaluer la solvabilité de votre activité et sa pérennité.
Qu’est-ce que le compte de résultat ?
De son côté, le compte de résultat est capital pour déterminer la rentabilité de votre entreprise. C’est lui qui retrace l’ensemble des produits et des charges générés pendant l’exercice. Et d’ailleurs, le résultat (perte ou bénéfice) y apparaît clairement, après déduction des charges totales des produits réalisés.
Qu’est-ce que la liasse fiscale ?
En ce qui concerne la liasse fiscale, celle-ci est destinée à l’administration fiscale pour le calcul de vos impôts. Elle regroupe ainsi plusieurs documents, dont la déclaration de résultat, le bilan comptable et le compte de résultat.
À noter que les entreprises qui sont soumises à l’impôt sur les sociétés doivent en plus fournir des annexes complémentaires.
Mes conseils pour une clôture sereine…
Si vous voulez réussir facilement votre clôture comptable, voici quelques bonnes pratiques qui vous y aideront.
- Je ne vais pas être très original, mais il me semble judicieux de choisir un bon logiciel comptable adapté à votre activité et aux besoins spécifiques de votre entreprise.
- Sans surprise, soyez régulier et organisé pour la tenue de votre comptabilité, et répartissez vos efforts tout au long de l’année. Ce n’est pas en vous concentrant dessus à la dernière minute que vous éviterez les problèmes, bien au contraire. En accumulant du retard, vous pourriez même compliquer votre clôture comptable.
- Si vous n’êtes pas seul au sein de votre société, sensibilisez vos équipes à la nécessité de transmettre rapidement leurs justificatifs de dépenses professionnelles (notes de frais, etc.). Inutile de revenir sur les raisons du pourquoi, je pense que vous m’aurez compris.
- Même si cela me semble être la base, entourez-vous d’un expert-comptable, car ce dernier est toujours informé des évolutions législatives et fiscales qui pourrait impacter votre entreprise ainsi que vos obligations comptables et fiscales.
Au final, même si la clôture comptable est un exercice complexe, c’est surtout une période clé pour piloter au mieux votre entreprise. Et pour être sûr de la mener comme il se doit, mieux vaut anticiper chaque étape en vous appuyant sur les bons outils et en suivant les conseils de votre expert-comptable (ou au moins de cet article). Inutile de vous mettre dans une situation inconfortable qui pourrait impacter votre activité de manière négative !
