9h12. 9h18. 9h25. Si vous connaissez par cœur les horaires d’arrivée de vos collaborateurs, c’est généralement mauvais signe pour votre entreprise. Car les retards répétés d’un salarié ne se résument pas à quelques minutes perdues : ce sont aussi des clients qui attendent, une équipe y compense, et, tôt ou tard, un climat qui se dégrade. Si vous croyez qu’un sourcil levé avec insistance suffit à faire passer le message, vous vous trompez. Il est au contraire préférable de sanctionner un manquement au respect des horaires avec les outils que vous offre le droit du travail. Mais attention à ne pas faire d’excès de zèle.
Est-ce vraiment une faute d’être souvent en retard ?
Commençons par une évidence que l’on a trop tendance à oublier : en signant son contrat de travail, votre employé s’est engagé à respecter les horaires fixés sur ce dernier. Arriver en retard revient donc à mal exécuter ce contrat. Certes, un retard isolé, qui peut être justifié par une panne de RER ou un pneu crevé, ne mérite aucunement un procès. Là où ça devient plutôt compliqué, c’est quand les retards se répètent sans explications sérieuses. Eux constituent bel et bien une faute disciplinaire.
Et la gravité de cette faute dépend de plusieurs éléments :
- la fréquence et la durée des retards ;
- leurs conséquences sur l’organisation du service ;
- le poste occupé (car dix minutes de retard n’ont pas le même effet pour un comptable que pour la personne chargée d’ouvrir la boutique à 9h00) ;
- l’ancienneté du salarié ;
- les éventuels avertissements antérieurs.
Avant de sanctionner, commencez par discuter
Dans ce genre de situation, il est tentant de dégainer une lettre recommandée avec menace de licenciement à peine voilée. Mais, je vous conseille de faire plutôt preuve de patience. Bien des cas se règlent en dix minutes autour d’un café.
Demandez simplement ce qui se passe. Est-ce qu’il doit faire face à un nouveau mode de garde, à un déménagement ou à un souci de santé ? N’oubliez pas que derrière des retards répétés se cache parfois une difficulté qu’un aménagement d’horaire ou une meilleure gestion des plannings suffit à résoudre. De plus, si un problème de santé ou un handicap est en cause, sanctionner sans chercher de solutions vous exposerait à un risque de discrimination.
Profitez donc de cet échange pour rappeler clairement les horaires attendus et les conséquences d’une récidive. Et surtout, notez tout ! Dates, heures d’arrivée ou justifications avancées. Mieux vaut pouvoir prouver les faits.
Les sanctions possibles, de l’avertissement au licenciement
Si la discussion ne change rien, il est temps de passer au pouvoir disciplinaire. À ce stade, votre arsenal est gradué. Et tant mieux ! Car la sanction doit rester proportionnée à la faute.
L’avertissement est évidemment la première phase classique, toujours notifié par écrit, suivi de la mise à pied disciplinaire, à savoir une suspension du contrat sans salaire pendant quelques jours si la première ne suffit pas.
Viennent ensuite la mutation ou la rétrogradation, qui exige néanmoins l’accord du salarié dès lors qu’elles modifient son contrat.
Et puis, évidemment, le licenciement pour cause réelle et sérieuse, voire pour faute grave si les retards persistent malgré plusieurs avertissements, est votre dernier recours.
Attention, si votre entreprise dispose d’un règlement intérieur (obligatoire à partir de 50 salariés), vous ne pouvez prononcer que les sanctions qu’il prévoit (en dehors du licenciement). Et non, vous ne pouvez pas infliger d’amende, car les sanctions pécuniaires sont interdites. Retirer les minutes non travaillées du salaire reste possible, mais il s’agit d’une retenue proportionnelle et non d’une « punition ».
Respectez la procédure disciplinaire à la lettre
En matière de procédure disciplinaire, beaucoup d’employeurs trébuchent. Et pour cause, puisque vous disposez de deux mois, à compter du jour où vous avez connaissance des faits, pour engager une procédure. Au-delà, les retards sont considérés comme prescrits, sauf s’ils se reproduisent, ce qui, avouons-le, reste tout de même la spécialité du retardataire chronique.
Pour un simple avertissement, vous pouvez vous contenter d’une lettre remise en main propre contre décharge, ou envoyée en recommandé si vous voulez vraiment être prévoyant. Dans tous les cas, vous devez toujours préciser l’objet et les faits reprochés.
Pour toute sanction plus lourde, comme une mise à pied, une rétrogradation ou un licenciement, vous devez obligatoirement convoquer le salarié à un entretien préalable. La sanction ne peut ensuite être notifiée qu’au moins deux jours ouvrables après cet entretien, et au plus tard un mois après.
Sachez que les mêmes faits ne peuvent pas être sanctionnés deux fois. En revanche, des avertissements de moins de trois ans peuvent être invoqués pour justifier une sanction plus sévère si de nouveaux retards surviennent.
En d’autres termes, face aux retards répétés d’un salarié, la meilleure stratégie tient en trois mots : dialoguer, documenter et graduer. Commencez toujours par comprendre avant de poursuivre par un avertissement écrit, voire de passer aux sanctions lourdes (si vous avez un dossier solide). Dans ce dernier cas, attention à ce que la procédure soit irréprochable. Quoiqu’il arrive, et même si cela vous coûte sur le plan humain, vous devez toujours protéger votre entreprise et le respect dû à vos autres collaborateurs (ne serait-ce que pour préserver la sérénité de votre équipe).
