Autant vous le dire tout de suite, lorsqu’un inspecteur du travail se présente dans votre entreprise, il n’est là que pour contrôler que vous suivez scrupuleusement le Code du travail. Si je vous dis ça, c’est parce que vous n’avez rien à craindre si vous œuvrez dans les règles. Seuls les entrepreneurs qui jouent avec le feu ont des raisons de se faire du mouron.
Mais bien entendu, pour que tout se passe le plus sereinement possible, tout doit se jouer avant la visite. En tant qu’employeur, vous devez donc correctement tenir vos registres, connaître vos obligations et pouvoir anticiper toutes les questions susceptibles de se présenter lors d’un contrôle. Voyez un peu cette procédure comme le contrôle technique de votre voiture ! Certes, on est toujours un peu tendu à l’idée d’avoir de mauvaises surprises malgré toute notre bonne volonté, mais dans la majorité des cas, les choses se passent bien.
À quoi ressemble un contrôle de l’inspection du travail ?
Je vous propose de commencer par lever un malentendu.
En effet, un agent de contrôle dispose d’un droit d’entrée dans tous les lieux où travaillent des salariés, de jour comme de nuit, et ce, sans avertissement préalable (article L.8113-1 du Code du travail). Il n’a donc ni rendez-vous à prendre ni justification à fournir. Seuls les locaux habités échappent à cette règle. Dans ce dernier cas de figure, il lui faut obligatoirement votre autorisation.
En d’autres termes, un agent de l’inspection du travail peut venir de sa propre initiative, dans le cadre d’une campagne nationale sur un risque ciblé, par exemple, ou après un signalement d’un salarié ou d’un représentant du personnel.
Sur place, il visite les locaux, observe l’activité réelle, s’entretient seul à seul avec les salariés et examine tous les documents qu’il estime nécessaires.
Et bien que les visites de cet inspecteur soient souvent vues comme une chasse à l’infraction, elles sont dans les faits nécessaires de par les nombreux abus qui subsistent.
Quels sont les documents et registres obligatoires à présenter ?
80 % de votre préparation à un contrôle de l’inspection du travail consiste à avoir les bons documents, à jour, accessibles en quelques minutes. Mon meilleur conseil est donc le suivant : faites-vous un classeur dédié à ce contrôle, physique ou numérique, et gardez-le actualiser tout au long de l’année.
Parmi les pièces qu’un inspecteur du travail demande quasi systématiquement, on retrouve :
- le registre unique du personnel (avec les entrées, les sorties, les dates et les emplois) ;
- le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP), daté et réellement mis à jour ;
- les contrats de travail, les avenants, les bulletins de paie et le décompte des horaires ;
- le registre des accidents du travail bénins et les déclarations d’accidents ;
- les registres de sécurité (vérifications périodiques des installations électriques, des machines, des engins de levage, des extincteurs, etc.) ;
- le registre des dangers graves et imminents ;
- le registre des observations du CSE ;
- les affichages obligatoires et les documents liés à la santé au travail (suivi médical, adhésion au service de prévention).
Petite astuce très pratique : datez et signez tout ce qui doit l’être. Si votre DUERP n’est pas daté, il n’existera pas aux yeux de l’agent.
Soignez la conformité des locaux avant qu’on vous le demande
Un contrôle ne porte jamais uniquement sur les papiers. L’inspecteur regarde aussi vos locaux avec un œil très entraîné. Est-ce que les issues de secours sont dégagées ? Est-ce que les machines sont protégées ? Est-ce qu’il y a des équipements de protection individuelle et surtout, est-ce qu’ils sont réellement portés ? Est-ce que le travail en hauteur est sécurisé ? Est-ce que les produits chimiques sont étiquetés ? Est-ce que l’état des sanitaires est correct ? Est-ce que les consignes sont affichées ? L’inspecteur du travail ne laisse rien au hasard.
Par conséquent, anticipez toutes ces questions et faites régulièrement le tour de vos locaux vous-même. Et posez-vous une question simple : si vous étiez payé pour trouver les risques, où est-ce que vous regarderiez ? Pour ma part, je pense sincèrement que si vous maîtrisez tous les tenants et aboutissants de votre entreprise, vous avez déjà une vision claire de toutes ces questions. Toutefois, si ce n’était pas le cas, n’hésitez pas à associer vos représentants du personnel pour qu’ils vous éclairent.
Le jour J : coopérez en gardant le contrôle
La règle d’or est indiscutable : on ne bloque jamais un contrôle. Si vous faites obstacle à l’accomplissement des missions d’un agent, sachez qu’il s’agit d’un délit puni d’un an d’emprisonnement et de 37 500 € d’amende. Le rapport coût/bénéfice n’est donc pas vraiment à votre avantage.
Aussi, désignez un référent à l’avance (vous, votre DAF ou votre responsable de gestion RH). Il se chargera d’accueillir l’agent et de suivre la procédure. D’ailleurs, notez tout, que ce soit la date, l’heure, les documents remis, les questions posées et les remarques formulées. Et si un document n’est pas disponible sur place, proposez un envoi dans un délai raisonnable.
Autre chose : vous n’avez pas besoin d’assister aux entretiens avec vos salariés.
Dans tous les cas, évitez de bluffer, car un inspecteur du travail voit passer des centaines d’entreprises par an. Mieux vaut reconnaître un manquement et annoncer un plan de mise en conformité.
Que faire après la visite de l’inspecteur du travail ?
Le plus souvent, vous recevez une lettre d’observations. L’agent liste les écarts constatés et vous invite à vous mettre en conformité. Traitez-la sérieusement et répondez par écrit en détaillant vos actions et vos délais.
Attention, en cas de risque avéré, l’agent peut aussi prononcer une mise en demeure, une demande de vérification, voire un arrêt temporaire de travaux ou d’activité en situation de danger grave et imminent.
Dans les cas les plus lourds (travail dissimulé, infraction répétée), les choses deviennent plus sérieuses. Soit un procès-verbal est transmis au procureur, soit l’entreprise se voit appliquer une amende administrative qui peut atteindre 4 000 € par salarié concerné (doublés en cas de récidive).
Mais vous n’êtes pas démuni pour autant. Vous avez la possibilité de contester une mise en demeure auprès du DREETS dans un délai de 15 jours. Vous pouvez aussi exercer un recours gracieux contre une amende ou saisir le juge administratif (en référé pour une décision d’arrêt).
Notez que le respect des délais est décisif. Si vous déposez un recours hors délai, celui-ci sera définitivement perdu.
Bref, ne voyez pas le contrôle de l’inspection comme votre procès. L’agent est là pour faire un état des lieux objectifs de votre entreprise à un instant T. Et c’est d’autant plus utile qu’il connaît certainement bien mieux la réglementation que vous. Pour que tout se passe bien, vous n’avez qu’une chose à faire : être méticuleux et régulier. Si vous préparez un classeur de documents pour ce cas de figure, que vous entretenez un DUERP et que vous faites le tour de vos locaux au moins deux fois par an, il n’y a aucune raison que le contrôle vous porte préjudice.
